Objetivo y Alcance

Establecer y garantizar un tratamiento adecuado de los datos personales que maneja la compañía dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen, con el fin de salvaguardar las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte de PROMECAL SAS.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
Datos personales: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como, por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Compañía.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a PROMECAL SAS.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

Disposiciones Generales

PROMECAL SAS, en adelante la Compañía, identificada con NIT 901528811-2 , con domicilio principal en la TRANSVERSAL 81ª#83b-28 en la ciudad de Bogotá, página web promecalsas.com, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen
Si se presenta alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico proyectopilotojcmp@gmail.com, el Teléfono: (051)4300115.
Todo el personal que laboré para la compañía y que dentro de sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
La compañía se compromete a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento.

Tratamiento de la Información

La finalidad especifica del tratamiento de sus datos personales, tendrá como fin principal:

Realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, y de recursos humanos de la Compañía.
Desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, esto con el fin de velar por la seguridad de personas y bienes relacionada con la actividad de la misma.
Evaluar la calidad del producto y/o servicios prestado
Desarrollar las encuestas de satisfacción de clientes
Desarrollar estudios de mercado
Dar respuestas a las Peticiones, quejas y/o reclamos (PQR), que sean presentadas por los titulares y organismos competentes de control.
Transferir la información suministrada de manera interna dentro de la empresa a las diferentes áreas, cuando sean necesarias para el desarrollo de sus operaciones bien sea para recaudo de cartera, cobro administrativo y/o contable.
Registrar la información suministrada por el titulas en las bases de datos de Proyecto Piloto
Enviar información sobre cambios, promociones, servicios y o productos nuevos ofrecidos por PROMECAL SAS.

La Compañía suprimirá los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.

Autorización

PROMECAL SAS ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. No es necesaria la autorización cuando se trate de:

Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos que sean de naturaleza públicaCasos de urgencia médica o sanitaria
Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el Registro Civil de la persona

PROMECAL SAS solicitará autorización escrita a todo proveedor, cliente o empleado del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.

Veracidad La información: Toda información que se suministra o facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada.
Acceso y circulación de la información: en el tratamiento de la información PROMECAL SAS se acoge a la Ley y a la Constitución Nacional, donde se tendrá en cuenta los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido la Empresa sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley. La información estará disponible en medio magnético, internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso esté controlado de acuerdo a las políticas de la empresa y esté limitado a sus titulares o terceros autorizados para el tratamiento de la información.
Seguridad de la información: PROMECAL SAS cuenta con los recursos técnicos y humanos necesarios para garantizar seguridad de los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
La Empresa podrá publicar bases de datos personales en Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por el área comercial.
Confidencialidad: PROMECAL SAS garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores o los vínculos comerciales que comprende el tratamiento; para ello todos los empleados de la empresa que estén encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

Datos sensibles la empresa solo podrá tratar datos sensibles cuando:

El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento
Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos se requiere autorización de los representantes legales.
Se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.

Derechos de los titulares Los titulares de la información tratada por la empresa tendrán los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
Solicitar prueba de autorización otorgada a Proyecto Piloto, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
Datos de naturaleza pública o Urgencia médica o sanitaria o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
Datos relacionados con el registro civil de las personas
Ser informado del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la empresa no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo proyectopilotojcmp@gmail.com.

Consultas

El titular que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico proyectopilotojcmp@gmail.com. Por solicitud del titular, la empresa suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular, para ello la empresa responderá la consulta en un término máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma, en el caso de que sea posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la empresa informará por escrito al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar los dos (2) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Reclamos

El titular podrá realizar un reclamo ante la empresa para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la empresa incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015.

Así mismo podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Los reclamos los podrán realizar a través del correo electrónico proyectopilotojcmp@gmail.com.

Todas las PQR deberán contener la siguiente información:

Identificación del titular
Descripción de los hechos que dan a lugar de la PQR
Dirección
Documentos adjuntos (si aplica)

Si en el momento de revisar la PQR, la persona encargada de recibir la PQR detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.
En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo un (1) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
PROMECAL SAS responderá al reclamo dentro de los cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la empresa informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al primer vencimiento.

Trasferencias Internacionales

PROMECAL SAS transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:

El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública
Se trate de transferencias bancarias o bursátiles
Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte

Excepciones

La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:

Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.

Vigencia

La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 15 de enero de 2023 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de los mismos.

Política de tratamiento de datos